Vous êtes-vous déjà penché sur les coûts de l'informatique ? Avez-vous déjà évalué si vos outils informatiques actuels pouvaient représenter une mauvaise utilisation des ressources de votre église ? Le coût n'est pas le seul facteur de décision, et peut-être même pas le plus important. Cependant, s'il était raisonnablement possible de dépenser moins d'argent pour la gestion de votre église, ne chercheriez-vous pas à approfondir cette éventualité ? Vous pourriez être à même d'aider une famille supplémentaire, ou de soutenir encore plus le travail d'un missionnaire, d'acheter de nouvelles bibles, ou d'autres choses encore.

Alors que les coûts du matériel ont baissé considérablement au cours du temps, les coûts des logiciels ont augmenté significativement. Il arrivait que l'on paye 1300$ (1100€) pour du matériel et moins de 100$ (85€) pour le système d'exploitation. Actuellement, le système d'exploitation coûte presque aussi cher que le matériel et les applications sont souvent hors de prix. Cela n'a aucun sens dans la mesure où les coûts de distribution du logiciel sont bien loin de ceux du matériel informatique.

Il y a plusieurs facteurs qui interviennent au niveau du coût. Les dirigeants de l'église doivent considérer le besoin éventuel de reformer le personnel. La migration des données existantes n'est pas une mince affaire, mais certainement pas impossible. GNU/Linux n'est peut-être pas compatible avec une partie de votre matériel, mais il peut aussi en prolonger la vie d'une autre partie. Une bonne stratégie basée sur votre situation actuelle peut faciliter la voie de la migration, et réduire généralement les frais inhérents à une approche trop radicale.

Il y a un autre facteur à considérer dans le calcul des coûts de migration. Le coût des mises à jour futures doit être pris en compte. Le coût initial du passage à de nouveaux logiciels peut être plus élevé que le coût d'une simple mise à jour. Cependant, après avoir migré au logiciel libre et open source, les coûts futurs seront éminemment plus faibles que ceux des fournisseurs propriétaires. Il est également plus facile de changer de fournisseur si vous rencontrez des problèmes avec le fournisseur actuel. Voyons un exemple.

Comme OpenOffice.org fonctionne sur Windows, examinons les coûts de migration de Microsoft Office à OpenOffice.org. Il faut compter environ deux semaines pour s'accoutumer à OpenOffice.org, sans formation particulière. Ceci parce que la plupart des fonctionnalités différentes ne sont pas utilisées par la majorité des gens. La plupart pourront simplement se lancer sans autre dans le logiciel. Nous l'utiliserons comme exemple.

Le tableau ci-dessous montre deux églises comprenant 5 employés chacune. Elles utilisent toutes deux une version de Windows. Une des deux va passer à Microsoft Office Small Business 2003, alors que l'autre va passer de la version actuelle à OpenOffice.org 2.0. Si l'on admet aucune productivité durant les deux semaines de la transition (à un tarif de 15$(12€)/heure par personne), le coût de la migration est clairement plus élevé que le coût de la mise à jour à la version suivante de la suite bureautique actuelle.

Cependant, le coût de la migration à OpenOffice.org sera réduit par le fait qu'un certain travail productif sera accompli durant ce temps. En fait, il est possible que la perte se limite à quelques heures de travail par semaine durant la période de transition. Après quoi, le travail pourra reprendre normalement. Même en tenant compte d'une perte de productivité de 25% (100 heures-homme durant la période de deux semaines), le coût est de 1500$ (1275€).

La mise à jour pourrait être moins chère à court terme, mais pas forcément. À long terme, OpenOffice.org ne coûtera toujours rien et lors de la prochaine version, les utilisateurs se sentiront plus à l'aise avec ce programme. Pendant ce temps, votre organisation devra repayer des centaines ou des milliers de dollars pour la prochaine mise à jour du logiciel propriétaire.

Le scénario ci-dessus ne prend en compte qu'une suite bureautique. Les différences de coûts pourraient se révéler bien plus conséquentes lorsqu'elles s'appliquent à une migration d'une plate-forme entière. La différence est que certaines entités pourront migrer elles-mêmes, alors que d'autres auront besoin de consultants ou d'envoyer leur personnel en formation. Mais il est aussi imaginable que les églises puissent trouver de l'aide auprès d'un groupe d'utilisateurs de Linux local ou de « The Freely Project ». Toutes ces éventualités doivent être prises en compte dans le coût de la migration.

Il faut noter que ce scénario n'est pas nécessairement représentatif. Il faut tenir compte du temps passé à installer et à configurer le logiciel, ainsi qu'à exécuter les mises à jour Microsoft Office. Ce n'est pas un grand problème pour une église avec une connexion câble ou ADSL. Par contre, une église disposant d'une connexion commutée peut passer un temps non négligeable à télécharger le logiciel de mise à jour. Il faudrait également considérer un certain nombre de vulnérabilités de sécurité liées à Outlook.

L'installation et la configuration d'OpenOffice.org ne prend pas plus de temps que l'installation de Microsoft Office, et peut même prendre moins de temps. La plupart des gens ne profitent pas des avantages des différences de fonctionnement entre OpenOffice.org et Microsoft Office. Deux bonnes heures consacrées à cela permettent à la plupart des gens de bien s'en sortir, et augmenteraient probablement leur productivité durant les deux premières semaines de prise en main. Il est aussi imaginable de donner aux utilisateurs avancés une formation supplémentaire sur les outils les plus pointus.

Nous avons parlé de la possibilité de changer de fournisseur en cas de besoin. En fait, un des signes les plus révélateurs de votre besoin de migration est lorsque les coûts du changement dépassent largement ceux de la mise à jour. Il n'y a qu'un fournisseur de Windows: Microsoft. La douzaine de fournisseurs GNU/Linux sont en forte concurrence pour votre entreprise. Certes, les administrateurs Red Hat ont besoin d'un peu de temps pour s'adapter à Yast de SuSE, mais de manière générale, les utilisateurs verront plus ou moins toujours les mêmes outils sur leur bureau. Autrement dit, après avoir migré de Windows à une des distributions GNU/Linux, vous pouvez passer à n'importe quelle autre distribution sans devoir tout réapprendre.

La migration des données d'une distribution GNU/Linux à une autre est une simple affaire de copie sur le nouveau système. OpenOffice.org tournant sous Fedora Core est quasiment identique à OpenOffice.org sous SuSe Linux. Ainsi de suite avec les autres programmes. Même le changement d'environnement de bureau n'est pas un grand défi, puisque le coeur du système ne change pas.

Si Novell commence à baisser le niveau de ses services ou la qualité de sa distribution SuSE Linux, votre organisation est placée devant de nombreux choix. Fedora Core de Red Hat est le standard de facto aux États-Unis. Mandrake, Xandros et Linspire sont des alternatives parmi d'autres. Malheureusement, les logiciels propriétaires rendent les migrations bien plus difficiles et coûteuses qu'elle ne devraient l'être. Cela provoque ce que certains appellent le « vendor lock-in » (verrouillage par le fournisseur). Les organisations ressentent cet effet lorsqu'elles se sentent piégées dans un cycle de mises à jour forcées.

Fréquemment, elles ont besoin de corrections de bogues, de corrections de sécurité, de support technique ou d'un nouveau logiciel qui ne sont pas supportés sur leur système actuel. La réponse du fournisseur de logiciel est la mise à jour. Certains fournisseurs distribuent même des logiciels qui exigent une mise à jour après un certain temps.